Lập kế hoạch chi tiêu – kiến thức cơ bản

chi ít hơn thu – thần dược thành công về tài chính.
Suze Orman – chuyên gia tư vấn tài chính.

Trừ các đại tỷ phú có người phụ trách tài chính, với đại đa số chúng ta, quản lý chi tiêu cho cá nhân và gia đình luôn cần thiết để đảm bảo sự ổn định và phát triển tài chính về lâu dài. Bên cạnh ghi chép để theo dõi, việc thiết lập kế hoạch cho quĩ của gia đình là bước đầu tiên để kiểm soát tài chính: khả năng chi trả là bao nhiêu, và nên chi vào việc gì. Chi tiêu như thế nào để phù hợp với hoàn cảnh và nhu cầu của từng cá nhân cũng như phục vụ cho mục đích dài hạn của cả gia đình, luôn là một câu hỏi vừa quan trọng, vừa khó khăn nhưng cũng rất thú vị cho từng cá nhân, rất đáng để dành thời gian xem xét, ít nhất một vài lần trong đời.

Có rất nhiều phương pháp khác nhau để quản lý chi tiêu. Điều quan trọng nhất là mỗi cá nhân xác định cho mình hướng đi, đưa ra các ưu tiên cụ thể cho bản thân, ‘biết mình cần gì, muốn gì’ ở từng giai đoạn, từ đó có thể dễ dàng lựa chọn những phương pháp phù hợp để quản lý chi tiêu của bản thân, cũng như để thảo luận và tìm ra cách tiếp cận chung cho cả gia đình. Khi có mục tiêu cụ thể, các công cụ quản lý sẽ hỗ trợ hiệu quả hơn. Ngược lại, tìm hiểu và thử một số phương pháp lập kế hoạch chi tiêu cũng có thể giúp hình thành rõ nét hơn bức tranh chi tiêu hiện tại của bản thân, và giúp cá nhân cũng như gia đình xem xét lại để tiếp tục hoặc thay đổi nếu cần thiết.

4 điểm cơ bản và chung nhất trong việc lập kế hoạch chi tiêu

đánh giá, thiết lập rõ ràng khả năng chi trả: thu nhập cứng hàng tháng hoặc hàng năm là bao nhiêu, các khoản thu nhập thêm như lãi ngân hàng, tiền thưởng cuối năm, thu nhập từ làm thêm v.v…
xác định ưu tiên và mục đích tài chính: có thể cân nhắc mục đích hướng đến, ví dụ như tiết kiệm hay tận hưởng? sở hữu tối đa hay sử dụng tối đa? trước mắt hay lâu dài? tương lai gần(3-5 năm) hay tương lai xa (trên 5 năm đến 10 năm) ? v.v từ đó có thể định hình những khoản chi nào là quan trọng nhất, những khoản chi nào có thể cân nhắc và những khoản thuộc về ‘bảo hiểm cho tương lai’ như quĩ tiền hưu, quĩ bảo vệ sức khỏe, quĩ tiết kiệm v.v…
xem xét và thay đổi khi cần thiết: hiểu rằng mỗi kế hoạch chi tiêu chỉ phù hợp với một giai đoạn nhất định và hoàn toàn có thể thay đổi, tạo thói quen tự đánh giá và lập kế hoạch mới. Ngoài ra, mỗi người có thể tự thay đổi thói quen chi tiêu để đạt được mục đích tài chính mới đặt ra.
có trách nhiệm với chi tiêu của bản thân. Không tạo thói quen chi nhiều hơn thu, vay tiền để chi tiêu .. đặc biệt khi hiện này việc dùng thẻ tín dụng trở nên phổ biến, thì ý thức và trách nhiệm tiêu dùng càng cần được quan tâm hơn.

Trong 4 điểm nêu trên, khả năng chi trả là yếu tố quan trọng nhất, bởi vì không có thu thì lấy gì mà chi. Mặc dù vậy, mục đích hay ưu tiên chi tiêu lại là yếu tố quyết định bức tranh tài chính trông như thế nào. Cuối cùng thì, miễn là không vay nợ để vung tay, mỗi người có quyền quyết định sắc màu và đường nét cho bức tranh cuộc đời chính mình. Độc lập, tự do vẫn là trên hết.

Các kiểu chia ngân sách

Là một trong các công cụ hỗ trợ quản lý tài chính. Tuy kế hoạch tài chính không giúp kiếm ra tiền, chúng lại có thể giúp chúng ta cân đối chi tiêu, và giúp đạt được mục đích tài chính một cách hiệu quả. Một số kiểu kế hoạch ngân sách dưới đây khá đơn giản để giúp chúng ta hình dung các lựa chọn, tính khả thi của chúng và các tình huống phù hợp cho bản thân, bởi không có cách tiếp cận chi tiêu và tiết kiệm thông minh nào có thể dùng chung cho tất cả mọi người. Hơn nữa, mỗi giai đoạn của cuộc sống, mỗi người hoặc mỗi gia đình lại cần những kế hoạch khác nhau.

Có thể mất một thời gian để tìm ra phương pháp phù hợp với từng tình huống. Thậm chí, mỗi người có thể lựa chọn vài phương pháp và áp dụng thử trong một khoảng thời gian từ 6 tháng đến 1 năm, và xem liệu (một trong) những phương pháp đó, có phù hợp với mình không, hay nên thử (những) phương pháp khác.

Ngân sách ‘chia theo tỷ lệ‘: đây là phương án chia chi tiêu thành các danh mục riêng biệt. Ví dụ: chi phí cơ bản, chi phí giải trí, các hóa đơn tháng như điện, nước v.v Một trong những cách phổ biến nhất để lập ngân sách theo tỷ lệ là chia thu nhập cứng hàng tháng thành vài danh mục. Ví dụ: 50% cho chi phí cơ bản (ăn, ở, sinh hoạt …), 20%-30% cho chi phí ‘nâng cao’ như học môn yêu thích, mua trang sức, quần áo/đồ công nghê mới, đi chơi/du lịch, đi ăn tiệm … và 20%-30% cho tiết kiệm và trả nợ – phần này có thể chia nhỏ hơn thành tiết kiệm riêng, trả nợ riêng (bao gồm trả góp, đóng bảo hiểm định kỳ v.v…). Kiểu lập ngân sách theo tỷ lệ cho phép sự linh hoạt với chi tiêu của bản thân. Và bằng cách thử nghiệm, ghi chép và thống kê, mỗi người có thể nhận ra phần chi tiêu thường bị ‘lạm’, hoặc chưa phân bổ đúng mức, từ đó có thể điều chỉnh để phù hợp hơn với nhu cầu và lối sống của bản thân vào tháng tiếp theo. Hoặc, thay vì chia nhỏ chi phí thành ba, bốn loại, chúng ta chỉ chia thành hai loại — như 80% cho nhu cầu cơ bản và nâng cao, 20% cho mục đích tiết kiệm và trả nợ. Kiểu lập ngân sách này rất phù hợp với những người ưa chuộng đơn giản, có mục tiêu tiết kiệm cụ thể, có thời hạn mà bản thân muốn đạt được.
Lập ngân sách ‘tiết kiệm trước tiên‘: đây là kiểu ngân sách dường như đối lập với lập ngân sách theo tỷ lệ — thay vì chi trả cho nhu cầu và mong muốn nâng cao đời sống trước mắt, sau đó mới để dành tiền, kiểu ngân sách này ưu tiên thêm tiền vào khoản tiết kiệm trước. Kiểu ngân sách này sẽ hiệu quả cho mục tiêu lớn, kéo dài nhiều năm như mua nhà, đầu tư cho con đi học hoặc dự định nghỉ hưu sớm, ở một độ tuổi nhất định. Phương pháp tiết kiệm trước này sẽ hiệu quả nhất khi tình hình tài chính của mỗi cá nhân được phân tích cụ thể, và tìm ra được số tiền tối đa có thể tiết kiệm được bao nhiêu. Những chi phí cơ bản như nhà ở, ăn uống và các chi tiêu cứng hàng tháng cần được cân nhắc đầy đủ. Phần còn lại sẽ là số tiền có thể tiết kiệm liên tục sau mỗi lần nhận lương. Với phương pháp tiết kiệm trước, điều quan trọng là không tính toán quá khắt khe các chi tiêu cơ bản, từ đó tránh được việc phải co kéo chi tiêu, hoặc vượt quá mức kế hoạch. Ngoài ra, việc lựa chọn khoản tiền cho phép sự linh hoạt trong việc chi tiêu hiện tại mà không phải bóp hầu bóp họng, thì sẽ dễ dàng để thực hiện lâu dài, hiệu quả.
Lập ngân sách ‘từ số 0‘: đây là kiểu ngân sách mà mỗi đồng chi tiêu đều có mục đích sử dụng hoặc ý nghĩa được xác định trước. Bắt đầu với “0 đồng”, sau đó cộng tổng số tiền cần để trang trải cho từng khoản chi trong một khoảng thời gian nhất định, ví dụ 3 tháng, 6 tháng hay lâu hơn nữa. Các danh mục chi tiêu có thể chia từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất, tùy thuộc vào tập hợp giá trị của riêng từng người. Kiểu lập ngân sách này thường là một lựa chọn tốt cho những ai có thu nhập không ổn định. Những người làm nghề tự do, thời vụ … có thể cân nhắc sử dụng loại ngân sách này để đánh giá mức thu nhập tối thiểu cần có trong một khoảng thời gian nhất định để trang trải cho tất cả các khoản chi. Những khoản chi đó có thể là nhu cầu cơ bản như tiền thuê nhà hoặc thanh toán bảo hiểm, hoặc chi phí ‘nâng cao’ như đi du lịch hoặc sắm đồ dùng, quần áo mới — tùy thuộc vào từng cá nhân. Từ đó, bức tranh chi tiêu sẽ rõ ràng, ví dụ trong mỗi năm cần phải có thu nhập ít nhất là bao nhiêu để sống ổn, bao nhiêu để hoàn toàn thoải mái và bao nhiêu thì có dư cho tiết kiệm.
Lập ngân sách ‘chia phong bì‘: là kiểu sử dụng tiền mặt trong phong bì thay vì thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Kiểu ngân sách này có thể giúp cắt giảm chi tiêu không thực sự cần thiết. Ý tưởng ở đây là khi nhìn thấy tiền thực sự rời khỏi ‘ví’ của mình, chúng ta sẽ có ý thức hơn trong việc chi tiêu, thậm chí cắt giảm luôn việc chi tiêu. Tương tự như các phương pháp ngân sách khác, chỉ là thay vì ‘ước tính’, thì sau khi tính toán, số tiền mặt thực sự sẽ được cho vào các phong bì có dán nhãn các hạng mục chi tiêu khác nhau và khi hết tiền trong tháng hoặc kỳ trả lương đó, các chi tiêu trong hạng mục đó sẽ không được phép nữa. Những khoản chi ‘nâng cao’ có thể được quản lý tốt nhờ phương pháp này. Với kiểu người học dễ dàng với trực quan sinh động, nhìn được bằng mắt giúp quyết định rõ ràng hơn, thì kiểu lập ngân sách theo phong bì là một lựa chọn rất hay để thử. Khi thấy tiền đã hết, có nghĩa là nhu cầu đó đã đầy đủ. Điều cần lưu ý là sự đảm bảo rằng, chính mình sẽ không (muốn) thêm tiền vào phong bì đó, hoặc thanh toán bằng thẻ tín dụng. Cuối cùng thì đây cũng chỉ là một công cụ, và mỗi người luôn có quyền quyết định cuối cùng, phải không?
Lập ngân sách ‘theo giá trị sống‘: đây là cách tiếp cận chi tiêu và tiết kiệm ở cấp độ cao hơn: để các ưu tiên mà mỗi cá nhân lựa chọn quyết định nơi tiêu tiền. Ví dụ, việc đi du lịch có thể quan trọng hơn là sống trong một ngôi nhà như thế nào, nhà mua hoặc thuê đều ổn, nhà cao cấp hay tầm tầm không khác gì nhau. Với kiểu ngân sách theo giá trị, những thứ ‘kém ưu tiên hơn’ có thể được trang trải ở mức thấp hơn. Với ví dụ trên, thì nhà ở có thể thuê tại những nơi có giá cả phải chăng hơn, ít tiện nghi hơn, mua sắm vật dụng trong nhà ở mức trung bình hoặc trung bình thấp, từ đó có thể dành ra nhiều tiền hơn mỗi tháng cho chuyến du lịch tiếp theo của mình. Kiểu lập ngân sách theo giá trị này thường phù hợp với những cá nhân suy nghĩ về mọi thứ ở góc độ toàn cảnh. Xác định mục tiêu cụ thể, lập ngân sách dựa trên giá trị và thái độ kiên trì có thể đủ để giúp đạt được mục tiêu đó dễ dàng đặc biệt nếu như nó được hỗ trợ bởi một hoặc vài kiểu lập ngân sách cụ thể hơn, dựa trên con số thực tế, sẽ rất hiệu quả.
Lập ngân sách tự động: là kiểu ứng dụng công nghệ vào quản lý chi tiêu và rất hợp với những người thích các tiếp cận mới, và tự tin với công nghệ. Được dựa trên việc thiết lập lệnh để các khoản tiền được gửi tự động vào các tài khoản được xác định trước. Kiểu này có thể trở thành một phương pháp hoặc công cụ hỗ trợ cho các kiểu lập ngân sách khác. Tất cả những gì cá nhân phải làm là cân nhắc các nhu cầu của bản thân và đưa ra quyết định số tiền bao nhiêu sẽ được tự động chuyển vào đâu (từ thu nhập cứng). Việc này có thể đơn giản như chia tiền gửi giữa tài khoản vãng lai (tài khoản thanh toán) và tài khoản tiết kiệm, hoặc phức tạp hơn như chia nhỏ các tài khoản tiết kiệm thành quĩ sức khỏe, quỹ hưu trí, quỹ du học v.v. Lập ngân sách tự động là một cách đơn giản để xây dựng quỹ khẩn cấp và đóng góp vào tiền tiết kiệm dành cho tuổi hưu mà không cần phải tốn quá nhiều năng lượng tính toán các con số mỗi tháng, đặc biệt là khi hiện tại bản thân chưa hoặc không có mục tiêu tiết kiệm cụ thể nào trong đầu, thì việc đưa ra một con số mặc định để lập ngân sách tự động có thể giải quyết khá nhiều việc. Nhiều ngân hàng hiện nay đã có hỗ trợ cho phương pháp tiết kiệm tự động, rất thuận tiện cho phương pháp này.

bảng ví dụ cách xác định loại chi tiêu, giúp lập kế hoạch tai chính dễ dàng hơn.

Mẹo giảm lạm chi khi tính toán và áp dụng kế hoạch ngân sách

Tăng ước tính chi phí cần thiết. Thà ước tính quá chi phí, sau đó chi tiêu ít hơn và kết thúc với cái ví thặng dư, còn hơn là ngược lại, đúng không? Hơn nữa, việc phát sinh chi phí ngoài dự đoán khá bình thường. Tỷ lệ tăng ước tính có thể từ 1-3%.
Giảm ước tính thu nhập, từ các nguồn khác nhau. Như trên, có thể giảm từ 1-3%. Trừ thu nhập cứng, một số khoản thu nhập thêm có thể không ổn định, vì vậy giảm ước tính thu nhập một chút sẽ có chỗ cho các dung sai ngoài kế hoạch.
Ghi chép, theo dõi các khoản chi nhỏ nhưng thường xuyên, ví dụ ăn sáng/ăn trưa/ăn tối theo một thói quen nào đó, trà sữa hay đồ uống mua thường xuyên … các khoản này có thể trở thành số tiền tương đối lớn hàng tháng. Ví dụ 50k/ly trà sữa, nếu chi mỗi ngày 1 ly thì mỗi tháng là 1,5 triệu. Mỗi năm sẽ là 18 triệu. Nhiều khoản chi nhỏ nhỏ như vậy sẽ thành một khoản khá lớn, đôi khi không hoàn toàn cần thiết.
Lập quĩ ‘linh tinh’ để cho hỗn hợp tất cả các khoản chi không rơi vào một danh mục cụ thể nào, với tỷ lệ nhất định (ví dụ 1%-3% thu nhập, có thể cao hơn hoặc thấp hơn tùy điều kiện và nhu cầu) theo dõi tỷ lệ chi linh tinh hàng tháng, điều chỉnh khi cần thiết.
Chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ bằng cách đặt mục tiêu tiết kiệm để xây dựng quỹ khẩn cấp.
Xác định được rõ ràng loại chi tiêu ‘cần thiết’ và loại chi tiêu ‘muốn có’, đồng thời cho điểm để xác định tính quan trọng, từ đó lập ưu tiên dễ dàng hơn. Bảng trên cho ví dụ của một cá nhân trẻ tuổi, độc thân.

Kết luận

Quản lý chi tiêu là một kỹ năng chỉ cần học một lần có thể dùng cả đời, và là công cụ đơn giản giúp chúng ta giảm căng thẳng trong đời sống, đồng thời từ từ có tự do về tài chính. Ngoài giấy bút thông thường hoặc các bảng tính như excel, hiện nay trên thị trường có khá nhiều công cụ hỗ trợ quản lý chi tiêu như app ngân hàng, app ứng dụng quản lý tài chính v.v … để chúng ta tham khảo. Khi đã xác định được rõ cho mình mục đích, hướng đi, và các ưu tiên cụ thể cho bản thân/gia đình, ‘biết mình cần gì, muốn gì, như thế nào’ ở từng giai đoạn cụ thể, thì việc lựa chọn những phương pháp phù hợp để quản lý chi tiêu của bản thân không hề phức tạp./.